Tuesday, August 28, 2007

Memprediksi Jumlah Tamu yang Akan Hadir

Beberapa waktu yang lalu, saya berdiskusi dengan salah satu teman baik saya, mengenai berapa kemungkinan jumlah tamu undangan yang benar-benar akan hadir di resepsi pernikahannya. Dia amat bingung bagaimana memprediksi jumlah orang yang dapat hadir. Hal ini penting untuk keputusan perlu atau tidaknya menambah jumlah porsi hidangan yang akan disajikan. Saya mencoba membantunya. Alhamdulillah, pada saat resepsi, jumlah hidangan dapat meng-cover jumlah undangan yang hadir di resepsinya. Langkah-langkah yang saya lakukan berdasarkan pertimbangan sbb : (1). Waktu resepsi siang atau malam hari? Biasanya resepsi di siang hari, pengunjungnya lebih banyak daripada resepsi malam hari. Tidak jarang tamu juga ikut mengajak putra putrinya yang masih balita disertai baby sitternya. Tentu saja pemilik hajat perlu mengantisipasinya dgn menyediakan ekstra porsi hidangan yg disajikan. (2). Coba dilihat daftar tamu yg sudah dikirim invitation card, undangan via SMS, undangan via Website, via milis. Jika sudah dijumlahkan dan dikali 2, mengingat undangan yg datang pasti dgn suami/istri/pacarnya (3). Lihat kembali daftar undangan dari luar kota, jika kita di Jakarta dan orang yg kita undang ada di Medan misalnya, agak kecil kemungkinannya utk benar-benar hadir, terlebih bukan sanak famili. (4) Rumus, Jumlah Tamu Yg Benar-benar akan Hadir = Jumlah seluruh undangan yg dikirim card, SMS, milis + Jumlah panitia resepsi + Jumlah kemungkinan balita dan para baby sitternya + Jumlah Pendukung acara seperti MC, penyanyi/wedding singer/campur sari/gamelan, musisi, penjaga buku tamu, pagar ayu/pagar bagus - Jumlah undangan dari luar kota yg mungkin tidak datang. Demikianlah memprediksi jumlah tamu yg akan hadir. Semoga membantu. Informasi lebih terperinci dapat ditanyakan via email.

Saturday, July 28, 2007

Perlukah menggunakan Jasa Wedding Organizer? Atau di-handle Sendiri? Yang mana lebih baik?

Pasangan mempelai sering merasa bingung untuk memilih menyewa jasa Wedding Organizer (WO) ataukah tidak menyewanya. Yang mana lebih baik? Tentu saja hal ini tergantung situasi dan kondisi yg anda hadapi. Kondisi tersebut antara lain : (1). Budget yg anda miliki apakah cukup berlimpah atau sangat terbatas? Jika memang terbatas, sebaiknya Anda handle sendiri persiapan resepsi anda. Cukup lumayan penghematan biaya yg anda lakukan. (2) Banyak - sedikitnya waktu yang Anda miliki sebelum hari H, sejak anda memutuskan untuk menikah. Misalnya, 3 bulan sebelum hari H, Anda baru melamar/dilamar,confirm dan yakin bahwa pacar anda tersebut akan menjadi suami/isteri Anda. Makin sedikit waktu yang Anda miliki, makin repot dan panik anda dgn segala pernak pernik yg harus disiapkan. Tentu lebih bijak, jika Anda serahkan urusan yg ribet (pesan catering, gedung, video+foto, dekorasi, susunan acara, souvenir) kepada WO. Anda + pasangan dapat konsentrasi utk memilih kartu undangan dan hal2 perijinan (surat nikah dan administrasi KUA/Catatan Sipil). Ingat waktu makin mepet, dan kartu undangan sebaiknya telah terkirim 1 bln - 2 minggu sebelum hari H. Tentu saja Anda baru bisa confirm desain kartu undangan telah fix dapat naik cetak setelah informasi gedung resepsi telah di-reservasi oleh pihak WO yg anda sewa, mengingat nama gedung resepsi akan tercantum di kartu undangan. (3) Kesibukan anda dan pasangan anda yang sama-sama bekerja, bahkan sering lembur di hari Sabtu-Minggu. Jika kesibukan Anda dan pasangan memang amat padat, lebih bijak jika anda sewa pihak WO. (4). Jika tidak ada sama sekali atau amat sedikit anggota keluarga besar yg dapat anda andalkan untuk membantu mengurus pernak pernik persiapan, sebaiknya pihak WO anda sewa.

Friday, July 27, 2007

Kapan Calon Pasangan Mempelai harus Memesan Gedung? Waktu sudah Mepet, pasangan makin bingung? Baca di sini solusinya.

Kapan saya harus memesan gedung resepsi? Banyak teman ataupun klien saya dulu yang bertanya kepada saya kapan saat yang pas untuk mem-booking gedung resepsi? Yang ideal adalah satu tahun sebelum hari H sampai dengan 6 bulan sebelum hari H. Mengapa? 1. Jumlah gedung resepsi di Jakarta kurang lebih sekitar 100 buah sementara calon pasangan mempelai di jakarta bisa jadi puluhan ribu orang maklum penduduk jakarta di atas 10 juta jiwa. 2. Bulan baik untuk menikah menurut sebagian orang adalah bulan Dzulhijah atau bulan Besar menurut adat Jawa. Dengan perhitungan resepsi ideal diadakan hari sabtu/minggu, hanya ada 8 hari dalam sebulan Dzulhijah yang diperebutkan oleh para calon mempelai untuk lokasi gedung2 yang strategis. Hal ini terbukti dengan kenalan saya yang baru 3 bulan sebelum hari H memesan gedung resepsi. Semua gedung di jakarta sudah penuh sehingga resepsinya dilakukan hari Jumat malam dengan konsekuensi teman2 sekantor ada yang tidak datang karena masih lembur atau terjebak kemacetan. Tentu saja Anda tidak ingin terjebak dalam situasi seperti ini bukan? Jika Anda ternyata hanya punya waktu 3 bulan sebelum hari H dan semua gedung di jakarta yang Anda ketahui sudah penuh, jangan ragu ragu hubungi saya via email. Siapa tahu saya punya informasi gedung alternatif yang Anda belum tahu.

Sebenarnya apa yang dimaksud dengan Daftar Rekanan Gedung?

Beberapa calon pasangan mempelai kadang belum tahu mengenai daftar rekanan gedung. Sebenarnya apa itu daftar rekanan gedung? Gedung resepsi pernikahan biasanya memiliki daftar rekanan gedung. Mereka terdiri dari perusahaan catering, salon/studio rias pengantin, pelaminan/dekorasi, hingga studio foto+video. Beberapa gedung resepsi mewajibkan Anda sebagai penyewa untuk juga menggunakan rekanan ini dan bila menggunakan jasa di luar daftar rekanan biasanya terkena extra charge. Ada pula gedung yang hanya mewajibkan jenis rekanan tertentu saja, misalnya hanya untuk masalah catering saja dan dekorasi. Kita harus berpikir matang dan mempertimbangkan kekurangan dan kelebihan masing-masing alternatif. Misal : Alternatif pertama, catering yang kita pilih ternyata belum menjadi daftar rekanan berarti kita harus menambah extra charge. Alternatif kedua, kita memilih salah satu catering yang ada di daftar rekanan, yang ternyata tidak ada satupun yang merupakan rekomendasi teman-teman anda yang pernah menyelenggarakan resepsi pernikahan.

Tempat Resepsi Pernikahan Sebaiknya Di Gedung Atau Di Ruang Terbuka?

Calon mempelai terkadang bingung untuk memilih lokasi resepsi pernikahan. Apakah di luar ruang atau di dalam ruangan? Sebenarnya hal itu mudah saja, penentuan lokasi tergantung dari tema pesta pernikahan anda. Jika anda memilih tema tradisional atau formal sebaiknya resepsi dilakukan di dalam gedung (indoor). Tapi jika tema resepsi pernikahan adalah pesta kebun atau non formal, pemilihan lokasi luar gedung (out door) akan sangat sesuai. Hanya saja bagi outdoor ada pertimbangan seperti : 1. Di musim hujan, lokasi outdoor mungkin memerlukan tenda dan pawang hujan (tergantung pemilik hajat percaya atau tidak terhadap pawang hujan) 2. Di malam hari, lokasi outdoor juga memerlukan tata letak lampu yg mendukung keindahan pesta anda 3. Kenyamanan sarana penunjang bagi tamu seperti toilet juga perlu disiapkan. 4. Penyewaan tenda pesta yang sesuai dengan tema pesta kebun juga perlu anda seleksi. Bagaimana? Anda tentu tidak perlu bingung lagi untuk memilih outdoor ataukah indoor setelah uraian ini.

Thursday, July 26, 2007

Memilih Catering? Darimana saya memperoleh kandidat catering yang tepat?

Setelah gedung telah anda booking, dan kepastian tempat resepsi sudah anda peroleh, kini saatnya memilih catering. Bagaimana memilih catering yang baik? Saatnya saya jelaskan step by step langkah seleksi catering. Sering seringlah anda dan calon suami/istri berkunjung ke pesta resepsi pernikahan. Cicipilah kualitas rasa masakannya, kebersihan cara penyajian, variasi masakan, keteraturan pengorganisasian hidangan yang disajikan, keindahan display hidangan. Jika anda merasa puas dengan pelayanan suatu catering, jangan segan untuk meminta business card kepada waiter yang bertugas. Ini bisa anda jadikan bahan referensi/acuan. Setelah koleksi business card catering sudah terkumpul banyak, mulailah anda seleksi. Seleksinya tentu saja anda kunjungi catering catering tersebut satu persatu. Anda merasa malu jika ternyata tidak jadi memilih catering yang sudah anda kunjungi lokasi tempatnya? Jangan terlalu sungkan. Anda memiliki hak untuk memilih catering terbaik untuk event yang hanya sekali seumur hidup. Of course.

Bingung antara memilih gedung dulu ataukah catering dulu? Temukan jawaban nya disini

Seringkali saya menjumpai teman, sebagai calon mempelai yang kebingungan untuk memilih gedung terlebih dulu atau catering dulu. Hemat saya, tentu saja, pemilihan gedung merupakan hal paling awal yang perlu anda lakukan sebagai calon mempelai. Why? Mengapa? Sebab : 1. Hanya ada kurang lebih sekitar 100 buah gedung/hall/auditorium/aula mesjid di seluruh jakarta. 2. Mayoritas gedung resepsi memiliki daftar rekananan untuk catering, studio foto dan dekorasi. 3. Pemilihan waktu resepsi mayoritas hari sabtu dan minggu membuat anda harus memesan minimal 6 bulan sebelum tgl resepsi jika anda tidak ingin keduluan oleh pasangan lainnya. 4. Faktor strategis tidaknya suatu gedung membuat anda mungkin bahkan harus booking 1 tahun sebelumnya mengingat banyaknya pasangan yang juga mengincar tempat yang sama. 5. Setelah gedung terpesan, anda baru dapat memesan catering yang biasanya ada di daftar rekanan gedung.